Portal do cliente
Seus clientes ganham a própria porta de entrada: um site pequeno com a sua marca onde veem seus compromissos, os documentos que você compartilhou, suas faturas, o que aguarda assinatura e um histórico de tudo isso. Eles nunca veem o seu painel e nunca criam uma conta.
Dar acesso a um cliente
Abra o cliente e clique em Enviar link do portal. Ele recebe um e-mail com um link de acesso, e a confirmação informa para qual endereço foi — vale ler, porque o cadastro do cliente costuma guardar um endereço que ele não acompanha mais.
O link funciona uma vez e expira em 15 minutos. Isso é proposital: é uma chave para os registros de alguém, não uma senha. Quando precisar voltar, ele mesmo pede um novo na página de acesso do portal.
Se o botão estiver esmaecido, o cliente não tem e-mail no cadastro.
Você pode enviar até cinco links por hora para um cliente. O botão é um clique, e a caixa de entrada é de outra pessoa.
Onde fica o portal
Em /portal/ seguido do slug da sua organização — por exemplo app.kordox.com/portal/acme. O slug está na sua organização, em Configurações.
Só entra um e-mail que corresponda a um cadastro de cliente da sua organização, então a página pode ser divulgada sem risco. Ela não revela se um endereço específico é seu cliente.
Há também um endereço que qualquer cliente consegue lembrar: app.kordox.com/portal. Ele pede apenas o e-mail e envia um link de acesso para cada portal ao qual esse endereço pertence — seguro para colocar no site, na assinatura de e-mail e nas faturas.
O que os clientes veem
| Seção | Conteúdo |
|---|---|
| Compromissos | Agendamentos futuros e passados |
| Documentos | Arquivos marcados como Compartilhado e o que enviaram |
| Solicitações | Pedidos de documentos em aberto, com link para envio |
| Faturas | Faturas enviadas e pagas, com link de pagamento quando cabível |
| Histórico | Tudo isso em uma linha do tempo |
| Mensagens | Uma conversa com você: o cliente escreve e você responde pela página dele |
| Acordos | Solicitações de assinatura eletrônica: pendentes com "Revisar e assinar", assinadas como PDF para baixar (também arquivado em Documentos) |
O Histórico fica recolhido até ser aberto, para que quem só confere o próximo compromisso não carregue o resto.
Mensagens
Cada cliente tem uma única conversa com você, no portal. Quando um cliente escreve, a mensagem chega à Triagem ("Nova mensagem de …", uma linha por cliente, atualizada até você arquivá-la) e a aba Mensagens da página do cliente mostra quantas estão sem leitura.
Você responde por essa aba. A resposta é publicada no portal e enviada por e-mail ao cliente — o e-mail traz a própria mensagem, para ler sem entrar, e um botão para a página de login do portal quando quiser responder.
Mensagens são separadas das suas anotações: a aba Atividade continua interna; a aba Mensagens é o único lugar da página em que cada palavra é para o cliente.
O que os clientes nunca veem
Esta é a parte que precisa merecer confiança, então vale precisão.
O portal é montado a partir de uma lista fixa de fontes seguras para o cliente, e não filtrando seus registros internos. Nada chega lá sem ter sido explicitamente construído para isso. Em particular:
- Suas anotações. Notas do cadastro, menções e tudo o que sua equipe escreveu internamente sobre o cliente.
- Arquivos internos. Só aparecem os marcados como Compartilhado. O resto continua seu, inclusive arquivos ligados ao mesmo cliente.
- Faturas não enviadas. Rascunhos e faturas anuladas antes de qualquer envio.
- Outros clientes. Toda consulta se limita ao único cliente que entrou.
Excluir um cliente também corta o acesso dele, inclusive um link que já esteja na caixa de entrada.
Sua marca
O portal e seus e-mails usam sua marca — logo, cores e remetente — de Configurações → Marca. Veja Sua marca.