Portal de clientes
Tus clientes tienen su propia entrada: un sitio pequeño con tu marca donde ven sus citas, los documentos que has compartido, sus facturas, lo que espera su firma y un historial de todo ello. Nunca ven tu panel y nunca crean una cuenta.
Dar acceso a un cliente
Abre el cliente y pulsa Enviar enlace del portal. Recibirá un correo con un enlace de acceso, y la confirmación te dirá a qué dirección fue — conviene leerla, porque la ficha del cliente suele guardar una dirección que ya no consulta.
El enlace sirve una vez y caduca a los 15 minutos. Es deliberado: es una llave a los datos de alguien, no una contraseña. Cuando necesite volver, pedirá uno nuevo desde la página de acceso del portal.
Si el botón está atenuado, el cliente no tiene dirección de correo en su ficha.
Puedes enviar hasta cinco enlaces por hora a un cliente. El botón es un clic y el buzón es de otra persona.
Dónde vive el portal
En /portal/ seguido del slug de tu organización — por ejemplo app.kordox.com/portal/acme. El slug está en tu organización, en Ajustes.
Solo puede entrar un correo que coincida con una ficha de cliente de tu organización, así que la página se puede enlazar sin riesgo. No revela si una dirección concreta es cliente tuyo.
También hay una dirección que cualquier cliente puede recordar: app.kordox.com/portal. Solo pide el correo y envía un enlace de acceso por cada portal al que pertenezca esa dirección, así que puedes ponerla en tu web, en la firma del correo y en las facturas.
Qué ven los clientes
| Sección | Contenido |
|---|---|
| Citas | Reservas próximas y pasadas |
| Documentos | Archivos marcados como Compartido, y lo que hayan subido |
| Solicitudes | Solicitudes de documentos abiertas, con enlace para subir |
| Facturas | Facturas enviadas y pagadas, con enlace de pago si procede |
| Historial | Todo lo anterior en una sola línea de tiempo |
| Mensajes | Una conversación contigo: el cliente escribe y tú respondes desde su ficha |
| Acuerdos | Solicitudes de firma electrónica: las pendientes con «Revisar y firmar», las firmadas como PDF descargable (también archivado en Documentos) |
Historial está plegado hasta que lo abren, de modo que quien solo mira su próxima cita no carga el resto.
Mensajes
Cada cliente tiene un único hilo de conversación contigo en su portal. Cuando un cliente escribe, el mensaje llega a Triage («Nuevo mensaje de …», una fila por cliente que se actualiza hasta que la archivas) y la pestaña Mensajes de su ficha muestra cuántos hay sin leer.
Respondes desde esa pestaña. La respuesta se publica en el portal y se envía por correo al cliente: el correo incluye el mensaje, para que pueda leerlo sin iniciar sesión, y un botón a la página de acceso del portal para contestar.
Los mensajes son algo aparte de tus notas: la pestaña Actividad sigue siendo interna; la pestaña Mensajes es el único lugar de la ficha donde cada palabra va dirigida al cliente.
Qué no ven nunca los clientes
Esta es la parte en la que hay que poder confiar, así que conviene precisarla.
El portal se construye a partir de una lista fija de fuentes seguras para el cliente, no filtrando tus registros internos. Nada llega ahí si no se construyó expresamente para ello. En particular:
- Tus notas. Notas de ficha, menciones y todo lo que tu equipo escribió internamente sobre el cliente.
- Archivos internos. Solo aparecen los marcados como Compartido. El resto sigue siendo tuyo, incluidos archivos del mismo cliente.
- Facturas sin enviar. Borradores y facturas anuladas antes de enviarse.
- Otros clientes. Cada consulta se limita al cliente que ha iniciado sesión.
Eliminar a un cliente también corta su acceso, incluido cualquier enlace que ya tenga en su bandeja.
Tu marca
El portal y sus correos usan tu marca — logotipo, colores y remitente — desde Ajustes → Marca. Consulta Tu marca.