פורטל לקוחות
ללקוחות שלכם יש דרך כניסה משלהם: אתר קטן וממותג שבו הם רואים את הפגישות שלהם, את המסמכים ששיתפתם, את החשבוניות, כל מה שממתין לחתימתם, והיסטוריה של הכול. הם לעולם לא רואים את לוח הבקרה שלכם, ולעולם לא פותחים חשבון.
איך נותנים ללקוח גישה
פתחו את הלקוח ולחצו שלח קישור לפורטל. הוא יקבל אימייל עם קישור כניסה, והאישור יציין לאיזו כתובת הוא נשלח — שווה לקרוא, כי לא פעם ברשומת הלקוח שמורה כתובת שהוא כבר לא בודק.
הקישור עובד פעם אחת ופג תוך 15 דקות. זה מכוון: זהו מפתח לרשומות של מישהו, לא סיסמה. כשהוא יצטרך לחזור, הוא יבקש קישור חדש בעצמו מדף הכניסה לפורטל.
אם הכפתור מעומעם, אין ללקוח כתובת אימייל ברשומה.
אפשר לשלוח ללקוח עד חמישה קישורים בשעה. הכפתור הוא לחיצה אחת, ותיבת הדואר שייכת למישהו אחר.
היכן נמצא הפורטל
בכתובת /portal/ ואחריה מזהה הארגון שלכם — למשל app.kordox.com/portal/acme. המזהה מופיע ברשומת הארגון תחת הגדרות.
רק כתובת אימייל שתואמת רשומת לקוח בארגון שלכם יכולה להיכנס, ולכן אפשר לפרסם את הקישור בבטחה. הדף אינו חושף אם כתובת מסוימת היא לקוח שלכם.
יש גם כתובת אחת שכל לקוח יכול לזכור: app.kordox.com/portal. היא מבקשת רק אימייל ושולחת קישור כניסה לכל פורטל שהכתובת שייכת אליו – כך שאפשר לשים אותה באתר, בחתימת המייל ובחשבוניות.
מה הלקוחות רואים
| מקטע | מה מוצג |
|---|---|
| פגישות | פגישות קרובות וקודמות |
| מסמכים | קבצים שסימנתם משותף, וכל מה שהם העלו |
| בקשות | בקשות מסמכים פתוחות, עם קישור להעלאה |
| חשבוניות | חשבוניות שנשלחו ושולמו, עם קישור תשלום היכן שרלוונטי |
| היסטוריה | כל האמור לעיל, על ציר זמן אחד |
| הודעות | שיחה אתכם – הלקוח כותב, אתם עונים מדף הלקוח |
| הסכמים | בקשות חתימה דיגיטלית – ממתינות עם "עיון וחתימה", חתומות כ-PDF להורדה (מתויק גם תחת מסמכים) |
היסטוריה מכווצת עד שפותחים אותה, כך שלקוח שבודק את הפגישה הבאה שלו לא משלם על טעינת כל השאר.
הודעות
לכל לקוח יש שיחה אחת אתכם, בפורטל. כשלקוח כותב, ההודעה מגיעה לטריאז' ("הודעה חדשה מ…", שורה אחת לכל לקוח שמתעדכנת עד שתעבירו אותה לארכיון), והלשונית הודעות בדף הלקוח מציגה כמה הודעות טרם נקראו.
עונים מאותה לשונית. התשובה מתפרסמת בפורטל ונשלחת ללקוח במייל – המייל כולל את ההודעה עצמה, כך שאפשר לקרוא בלי להתחבר, וכפתור לדף הכניסה לפורטל למי שרוצה להשיב.
הודעות נפרדות מההערות שלכם: לשונית "פעילות" נשארת פנימית, ולשונית "הודעות" היא המקום היחיד בדף הלקוח שבו כל מילה מיועדת ללקוח.
מה הלקוחות לעולם לא רואים
זה החלק שראוי לתת בו אמון, ולכן ראוי לנסח אותו במדויק.
הפורטל בנוי מרשימה קבועה של מקורות שבטוחים ללקוח, ולא מסינון של הרשומות הפנימיות שלכם. דבר אינו מגיע אליו אלא אם נבנה לכך במפורש. בפרט:
- ההערות שלכם. הערות רשומה, אזכורים, וכל מה שהצוות כתב באופן פנימי על הלקוח.
- קבצים פנימיים. רק קבצים המסומנים משותף מופיעים. כל השאר נשאר שלכם, כולל קבצים המקושרים לאותו לקוח.
- חשבוניות שלא נשלחו. טיוטות, וחשבוניות שבוטלו לפני שנשלחו אי פעם.
- לקוחות אחרים. כל שאילתה מוגבלת ללקוח היחיד שנכנס.
מחיקת לקוח מנתקת גם את הגישה שלו, כולל קישור שכבר נמצא בתיבת הדואר שלו.
מיתוג
הפורטל והאימיילים שלו משתמשים במיתוג שלכם — לוגו, צבעים וכתובת שולח — מתוך הגדרות ← מיתוג. ראו מיתוג ו-White-label.