Portail client
Vos clients disposent de leur propre accès : un petit site à votre image où ils voient leurs rendez-vous, les documents que vous avez partagés, leurs factures, ce qui attend leur signature, et un historique de l'ensemble. Ils ne voient jamais votre tableau de bord et ne créent jamais de compte.
Donner l'accès à un client
Ouvrez le client, puis Envoyer le lien du portail. Il reçoit un e-mail avec un lien de connexion, et la confirmation indique à quelle adresse il est parti — utile à lire, car une fiche client conserve souvent une adresse qu'il ne consulte plus.
Le lien fonctionne une fois et expire au bout de 15 minutes. C'est volontaire : c'est une clé vers les données de quelqu'un, pas un mot de passe. Pour revenir, il en demande un nouveau depuis la page de connexion du portail.
Si le bouton est grisé, le client n'a pas d'adresse e-mail sur sa fiche.
Vous pouvez envoyer jusqu'à cinq liens par heure à un client. Le bouton est à un clic, et la boîte de réception appartient à quelqu'un d'autre.
Où se trouve le portail
À /portal/ suivi du slug de votre organisation — par exemple app.kordox.com/portal/acme. Le slug figure sur votre organisation dans Paramètres.
Seule une adresse correspondant à une fiche client de votre organisation peut se connecter : la page peut donc être partagée sans risque. Elle ne révèle pas qu'une adresse donnée est l'un de vos clients.
Il existe aussi une adresse que tout client peut retenir : app.kordox.com/portal. Elle ne demande que l’e-mail et envoie un lien de connexion pour chaque portail auquel cette adresse appartient — vous pouvez donc l’afficher sur votre site, dans vos signatures et sur vos factures.
Ce que voient les clients
| Section | Contenu |
|---|---|
| Rendez-vous | Réservations à venir et passées |
| Documents | Fichiers marqués Partagé, et ce qu'ils ont déposé |
| Demandes | Demandes de documents ouvertes, avec lien de dépôt |
| Factures | Factures envoyées et payées, avec lien de paiement le cas échéant |
| Historique | Tout cela sur une seule chronologie |
| Messages | Une conversation avec vous : le client écrit, vous répondez depuis sa fiche |
| Accords | Demandes de signature électronique : en attente avec « Lire et signer », signées en PDF téléchargeable (aussi classé dans Documents) |
Historique reste replié tant qu'ils ne l'ouvrent pas : celui qui vérifie simplement son prochain rendez-vous ne charge pas le reste.
Messages
Chaque client dispose d'un seul fil de conversation avec vous, dans son portail. Quand un client écrit, le message arrive dans Triage (« Nouveau message de … », une ligne par client, actualisée jusqu'à ce que vous l'archiviez) et l'onglet Messages de sa fiche affiche le nombre de messages non lus.
Vous répondez depuis cet onglet. La réponse est publiée dans le portail et envoyée par e-mail au client : l'e-mail contient le message lui-même, lisible sans connexion, et un bouton vers la page de connexion du portail pour répondre.
Les messages sont distincts de vos notes : l'onglet Activité reste interne, l'onglet Messages est le seul endroit de la fiche où chaque mot est destiné au client.
Ce que les clients ne voient jamais
C'est la partie sur laquelle il faut pouvoir compter, donc autant être précis.
Le portail est construit à partir d'une liste fixe de sources sûres pour le client, et non en filtrant vos données internes. Rien n'y parvient sans avoir été explicitement prévu. En particulier :
- Vos notes. Notes de fiche, mentions, et tout ce que votre équipe a écrit en interne sur le client.
- Fichiers internes. Seuls les fichiers marqués Partagé apparaissent. Le reste demeure chez vous, y compris des fichiers rattachés au même client.
- Factures non envoyées. Brouillons et factures annulées avant tout envoi.
- Autres clients. Chaque requête se limite au seul client connecté.
Supprimer un client coupe aussi son accès, y compris un lien déjà présent dans sa boîte de réception.
Votre marque
Le portail et ses e-mails reprennent votre marque — logo, couleurs et adresse d'expédition — depuis Paramètres → Marque. Voir Votre marque.