Kundenportal

Ihre Kunden bekommen einen eigenen Zugang: eine kleine Website in Ihrem Branding, auf der sie ihre Termine sehen, die Dokumente, die Sie geteilt haben, ihre Rechnungen, alles, was auf ihre Unterschrift wartet, und einen Verlauf davon. Sie sehen nie Ihr Dashboard und legen nie ein Konto an.

Einem Kunden Zugang geben

Öffnen Sie den Kunden und klicken Sie Portal-Link senden. Er erhält eine E-Mail mit einem Anmeldelink, und die Bestätigung nennt die Adresse, an die er ging — lesenswert, denn im Kundendatensatz steht oft eine Adresse, die er längst nicht mehr liest.

Der Link funktioniert einmal und läuft nach 15 Minuten ab. Das ist Absicht: er ist ein Schlüssel zu jemandes Unterlagen, kein Passwort. Wenn der Kunde zurückkommen will, fordert er sich auf der Portal-Anmeldeseite selbst einen neuen an.

Ist die Schaltfläche ausgegraut, hat der Kunde keine E-Mail-Adresse im Datensatz.

Sie können einem Kunden bis zu fünf Links pro Stunde schicken. Die Schaltfläche ist ein Klick, und das Postfach gehört jemand anderem.

Wo das Portal liegt

Unter /portal/ gefolgt von Ihrem Organisations-Slug — etwa app.kordox.com/portal/acme. Den Slug finden Sie an Ihrer Organisation unter Einstellungen.

Nur eine E-Mail-Adresse, die zu einem Kundendatensatz Ihrer Organisation passt, kann sich anmelden; die Seite kann also bedenkenlos verlinkt werden. Sie verrät nicht, ob eine bestimmte Adresse zu Ihren Kunden gehört.

Außerdem gibt es eine Adresse, die sich jeder Kunde merken kann: app.kordox.com/portal. Sie fragt nur nach der E-Mail-Adresse und sendet für jedes Portal, zu dem die Adresse gehört, einen Anmeldelink – also unbedenklich für Website, E-Mail-Signatur und Rechnungen.

Was Kunden sehen

Bereich	Inhalt
Termine	Kommende und vergangene Buchungen
Dokumente	Dateien mit der Markierung Geteilt, plus eigene Uploads
Anfragen	Offene Dokumentanfragen mit Upload-Link
Rechnungen	Gesendete und bezahlte Rechnungen, ggf. mit Zahlungslink
Verlauf	All das auf einer Zeitleiste
Nachrichten	Eine Unterhaltung mit Ihnen – der Kunde schreibt, Sie antworten von seiner Kundenseite
Vereinbarungen	E-Signatur-Anfragen – offene mit „Prüfen & unterschreiben“, unterzeichnete als PDF zum Herunterladen (auch unter Dokumente abgelegt)

Verlauf bleibt eingeklappt, bis er geöffnet wird — wer nur seinen nächsten Termin nachsieht, lädt den Rest gar nicht erst.

Nachrichten

Jeder Kunde hat im Portal genau einen Gesprächsverlauf mit Ihnen. Schreibt ein Kunde, landet die Nachricht in Triage („Neue Nachricht von …“, eine Zeile pro Kunde, aktualisiert bis Sie sie archivieren), und der Tab Nachrichten auf der Kundenseite zeigt die Zahl ungelesener Nachrichten.

Sie antworten aus diesem Tab. Die Antwort erscheint im Portal und wird dem Kunden per E-Mail zugestellt – die E-Mail enthält die Nachricht selbst, damit er sie ohne Anmeldung lesen kann, plus einen Button zur Portal-Anmeldung für die Antwort.

Nachrichten sind von Ihren Notizen getrennt: der Tab „Aktivität“ bleibt intern, der Tab „Nachrichten“ ist der einzige Ort auf einer Kundenseite, an dem jedes Wort für den Kunden bestimmt ist.

Was Kunden nie sehen

Das ist der Teil, dem man vertrauen können muss, deshalb hier genau:

Das Portal wird aus einer festen Liste kundensicherer Quellen gebaut, nicht durch Herausfiltern aus Ihren internen Daten. Nichts landet dort, was nicht ausdrücklich dafür gebaut wurde. Insbesondere:

• Ihre Notizen. Datensatznotizen, Erwähnungen und alles, was Ihr Team intern über den Kunden geschrieben hat.
• Interne Dateien. Nur als Geteilt markierte Dateien erscheinen. Alles andere bleibt bei Ihnen, auch Dateien am selben Kunden.
• Nicht gesendete Rechnungen. Entwürfe und Rechnungen, die storniert wurden, bevor sie je hinausgingen.
• Andere Kunden. Jede Abfrage ist auf den einen angemeldeten Kunden begrenzt.

Einen Kunden zu löschen beendet auch seinen Zugang — einschließlich eines Links, der schon in seinem Postfach liegt.

Branding

Portal und E-Mails nutzen Ihr Branding — Logo, Farben und Absenderadresse — aus Einstellungen → Marke. Siehe Ihre Marke.